Anexo IV – Protocolo Facultativo de Procedimento do Comitê
1. Consultadas as Partes, o Comitê informará, por escrito, a natureza, a forma e a frequência dos relatórios de execução que lhe deverão ser encaminhados. Para o estudo de rotina sobre as características do Contrato e sobre o andamento de sua execução, o Comitê deverá recorrer preferencialmente aos relatórios e aos documentos previstos no Contrato, só requerendo a elaboração de relatórios de execução ou a obtenção de informações em forma e periodicidade distintas daquelas previstas no Contrato caso o Comitê entenda que tais informações não estão suficientemente esclarecidas nos documentos previstos no Contrato.
2. As visitas consistirão de discussões informais com representantes autorizados das Partes e observações diretas do desenvolvimento do Contrato. Durante tais discussões, o Comitê poderá facilitar o diálogo entre os representantes das Partes na tentativa de resolver quaisquer impasses, que poderão vir a ser Controvérsias.
3. A frequência das reuniões e das visitas programadas deverá ser, no mínimo, trimestral e suficiente para manter o Comitê informado da execução do Contrato e de qualquer Controvérsia, salvo convenção em contrário das Partes e do Comitê.
4. As reuniões e visitas somente se realizarão na presença dos representantes das Partes.
5. Caso uma das Partes não compareça a qualquer das reuniões ou visitas programadas, o Comitê decidirá sobre a realização da reunião ou visita sem a presença da Parte em questão.
6. Caso, excepcionalmente, um dos Membros não possa comparecer a qualquer das reuniões ou visitas programadas, caberá aos demais Membros decidir, mediante decisão conjunta, se a reunião deverá ou não se realizar sem a presença do membro. Em caso de impasse, a reunião não será realizada.
7. Os Membros do Comitê deverão acolher eventual solicitação de visita ou reunião urgente o mais breve possível e envidar os melhores esforços para estarem disponíveis para a reunião ou visita em, no máximo, 15 (quinze) dias seguintes à solicitação.
8. Todas as manifestações e documentos, antes de constituído o Comitê, deverão seguir aos cuidados da Câmara Ciesp/Fiesp por carta, correio eletrônico ou meio equivalente. Caso a Parte opte pelo envio de vias impressas, deverá remeter à Câmara Ciesp/Fiesp o número de cópias suficientes para que cada Parte, os Membros e a Secretaria da Câmara Ciesp/Fiesp recebam, cada um, uma cópia, além da via de protocolo.
9. As Partes poderão optar por contratar sistema de organização e compartilhamento de documentos exclusivamente eletrônico, que permita o acesso e controle de toda documentação pelas Partes, Membros e a Secretaria da Câmara Ciesp/Fiesp, em cujo caso poderá ser dispensado o envio de documentação impressa. A informação contida no sistema de compartilhamento eletrônico de informações deverá ser mantida à disposição das Partes, dos Membros do Comitê e Secretaria da Câmara Ciesp/Fiesp por um período mínimo de 5 (cinco) anos subsequentes ao encerramento das atividades do Comitê.
10. Os prazos serão computados por dias corridos, excluindo-se o dia do começo e incluindo-se o do vencimento. O começo e o vencimento do prazo serão protraídos para o primeiro dia útil seguinte se coincidirem com dias em que não haja expediente na Câmara Ciesp/Fiesp.
11. Ao submeter formalmente uma Controvérsia ao Comitê, a Parte apresentará a Exposição do Caso, a qual deverá conter as seguintes informações:
12. Já a Resposta deverá incluir:
13. Havendo necessidade de realização de audiência, esta poderá ser presencial, ou por teleconferência/videoconferência, caso as Partes e o Comitê assim o desejem. Deverão participar todos os Membros do Comitê, a menos que o Comitê decida, em vista de circunstâncias específicas e após consulta às Partes, pela conveniência de realizar a audiência mesmo na ausência de um dos Membros do Comitê.
13.1 O Comitê terá plenos poderes para conduzir as audiências da forma que entender adequada, devendo determinar a maneira como se processará.
13.2 O Comitê deverá conduzir o procedimento de maneira equânime e imparcial, bem como deverá assegurar a cada Parte a oportunidade de apresentar seus argumentos e provas cabíveis e pertinentes.
13.3 As Partes comparecerão pessoalmente ou por meio de representantes devidamente autorizados que tenham responsabilidade e conhecimento a respeito da execução do Contrato. Elas também poderão ser assistidas por conselheiros.
14. Se uma Parte se recusar a participar do procedimento do Comitê ou de qualquer de suas etapas sem justificativas, o Comitê prosseguirá apesar da recusa ou ausência.
15. As Recomendações ou Decisões emitidas pelo Comitê poderão incluir as seguintes informações, sem, contudo, se limitar a elas, nem necessariamente respeitar essa ordem:
16. As Partes poderão, em 15 (quinze) dias contados do recebimento da Recomendação ou Decisão, requerer ao Comitê a correção de qualquer erro mencionado no Artigo 18.1 ou solicitar esclarecimentos sobre a Recomendação ou Decisão. Após o recebimento do requerimento pelo Presidente do Comitê, o Comitê concederá à outra Parte 10 (dez) dias para apresentar seus comentários. A deliberação a respeito da correção ou esclarecimento do Comitê deverá ser realizado em até 30 (trinta) dias contados a partir da data em que expira o prazo para recebimento dos comentários da outra Parte.